Nos setores administrativos da maioria das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, faz-se necessária a execução de tarefas por meio de processos. Esses, por sua vez, podem ser manuais ou automatizados por meio de ferramentas digitais, sob supervisão e controle humano. Em meio a tantas mudanças em nossa sociedade devido à tecnologia, alterando até mesmo nosso comportamento e hábitos, surgem inúmeras ferramentas de automação para diversos nichos e em diversas áreas.
Hoje é possível, facilmente, utilizar ferramentas e sistemas integrados para disparo automático de e-mails de cobrança, envios de notas fiscais, acompanhamento e rastreamento de encomendas e tantas outras opções que podem facilitar e otimizar processos para empreendimentos comerciais, por exemplo. Mas, o que se observa, muitas vezes, é uma grande resistência por parte de pequenos e médios empreendedores em utilizar tais softwares para auxilio em processos diários, como o de cobrança de inadimplentes.
Essa resistência, seja pelo medo do novo ou por acreditar que o que já vem sendo feito, mesmo que manualmente, mostra-se satisfatório e, de certa forma, levou ao sucesso atual da empresa, pode limitar a capacidade de eficiência operacional, visto que tarefas repetitivas, como preencher dados e criar relatórios, podem ser realizadas de forma muito mais rápida, com redução de erros, tornando o fluxo de trabalho bem mais objetivo. Ao eliminar essas atividades manuais, a equipe pode dedicar mais tempo a tarefas que exigem processos criativos e visão analítica mais aprofundada, aproveitando melhor o tempo e as habilidades de cada colaborador, especialmente sobre pensamento e visão analítica, essenciais para setores financeiros, por exemplo.
Ao substituir processos manuais por sistemas automatizados, as empresas conseguem otimizar, além do tempo, as despesas. Isso acontece, pois, ao eliminar tarefas repetitivas, é possível melhor utilização dos recursos humanos, com a redução de erros e retrabalho, as despesas com correções e possíveis falhas, que também são minimizadas. À medida que as empresas crescem, seus processos administrativos tendem a se tornar mais complexos. Essas ferramentas de automatização oferecem flexibilidade, permitindo que as operações aumentem sem a necessidade de expandir significativamente a equipe.
De acordo com Peter Drucker, no livro “Desafios gerenciais para o século XXI” (1999), o valor real da automação não está na ferramenta em si, mas em como as empresas a aplicam para melhorar seus processos, aumentar a eficiência e gerar resultados. As organizações que a adotam estarão melhor preparadas para enfrentar os desafios do futuro, oferecendo um ambiente de trabalho mais produtivo e estratégico, tanto para seus colaboradores quanto para seus clientes.
Jussara Fernandes Freire - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Aluna do 4º semestre de Gestão Empresarial da Fatec Jales – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.